Coordinateur(trice) administration et service clients

Description

Le CQIB est un incubateur d’entreprises fondé en 1995 par l’Institut national de la recherche scientifique (INRS) et la Ville de Laval. Il a pour mission de soutenir le démarrage et la croissance d’entreprises en sciences de la vie au Québec.

Nous recherchons une personne débrouillarde et polyvalente pouvant à la fois réaliser des tâches administratives, rédiger et réviser des communications ainsi qu’effectuer un service à la clientèle de qualité et assister la haute direction.

Description du poste : Coordination administration et service clients

Volet Administration (40%)

• Implanter et superviser les standards d’opération (manuel)- services administratifs;
• Assurer la saisi de données pour certains clients;
• Rédiger différents documents administratifs;
• Responsable du classement et gestion documentaire sur le serveur (Sharepoint);
• Responsable du bon fonctionnement du système téléphonique et réseautique avec les experts externes;

• Mise à jour des données de suivi de projets et contacts dans le logiciel ERP/ CRM (prospect, liste de prix, contacts, etc.);
• Porte assistance à l’équipe sur le plan logistique à l’occasion (aménagement de salles) ;
• Gestion de l’agenda, prise de rendez-vous et correspondance du directeur général;
• Assister le directeur général dans la préparation des réunions du conseil d’administration ;
• Superviser à l’occasion les stagiaires

Volet comptabilité (20%)

• Coordination des services externes de comptabilité;
• Saisi des données sur Quickbook Online (facturation, rapports) au besoin et prépare les paiements en collaboration avec la firme comptable;
• Responsable des achats de produits et services pour l’organisation et à l’occasion pour ses clients;
• Prépare les réclamations d’aides financières et assurer le suivi avec les bailleurs de fonds;
• Prépare des devis de location et fait le suivi des directives de gestion immobilière et le suivi des baux commerciaux.

Volet communication et service client (40%)

• Accueillir des visiteurs du CQIB et organise les visites des installations au besoin;
• Responsable des communications internes (employés, clients et partenaires du campus universitaire);
• Produire l’Infolettre mensuelle et maintenir à jour les informations d’actualité et divers autres éléments de contenu du site internet et réseaux sociaux (linkedin);
• Développer et rédiger les outils de communications pour le CQIB et ses clients en collaboration avec les services externes (infographie, rapport annuel, PowerPoint, etc.);
• Prendre en charge ou collaborer avec les ressources internes/externes à l’organisation des événements et formations,
• Développer les procédures et la mise en œuvre du service à la clientèle;
• Réaliser des enquêtes de satisfaction des clients et rédiger certains rapports statistiques.

Qualifications

• Formation collégiale/universitaire en gestion de bureau, technique administrative ou autre formation pertinente;
• 5 ans d’expérience en soutien administratif ou coordination administrative;
• Connaissance approfondie d’Office 365 (word, excel, Powerpoint et idéalement Sharepoint) ;
• Connaissance de base des outils de mise en page de documents et design graphique et web;
• Expérience d’un CRM et d’un logiciel comptable;
• Bilinguisme essentiel et bonne capacité de rédaction en français.

Aptitudes recherchées

• Forte capacité d’organisation, rigueur, autonomie et sens de l’initiative;
• Expérience à jongler avec plusieurs projets à la fois, à établir les priorités et à travailler dans le respect des échéances;
• Anticipation des besoins pour l’organisation et ses clients;
• Esprit d’équipe et de collaboration bien développé;
• Intérêt pour l’entrepreneuriat et la technologie.

Condition d’emploi :

• Temps plein : 35 hrs/semaine
• Salaire annuel entre 38000$ et 46000$
• 3 semaines de vacances dès la première année + banque de congés mobiles
• REER et assurances collectives
• Boni de performance d’équipe

CONTACT : Perry Niro, perry.niro@cqib.org