Coordonnateur.trice aux évènements

Description

Relevant du directeur marketing, le/la coordonnateur(trice) aux événements aura comme principal mandat d’apporter un soutien administratif et logistique et de prendre en charge la conception, l’organisation et la mise en oeuvre de divers types d’événements corporatifs.

Principales tâches et responsabilités
• Organiser, planifier et coordonner la majorité des événements de l’entreprise (Ex : Réunions des ventes et de direction, Party des fêtes, journée d’entreprise, etc.);
• Générer des idées créatives et inspirantes pour la gestion des projets ainsi que pour la rédaction et la promotion de ceux-ci;
• Coordonner la promotion, l’information et la publicité des événements sous sa gestion;
• Sélectionner les collaborateurs internes et externes, assigner les tâches à accomplir avant et pendant les événements et assurer les suivis;
• Effectuer le suivi du budget de manière à respecter les ressources allouées;
• Rédiger des résumés et comptes rendus d’événements (bilan de l’événement) et formuler les recommandations d’améliorations nécessaires;
• Envoyer les invitations Outlook et communiquer les informations et modifications nécessaires aux personnes concernées;
• Gérer les réservations de salles, chambres, billets d’avion et autobus quand nécessaire;
• Planifier le choix de menus, l’équipement nécessaire (audiovisuel), l’aménagement et la décoration des lieux, etc. lors des événements;
• Lire les propositions et les contrats, les transmettre au département légal et en faire le suivi avec les différents fournisseurs;
• Tenir le registre des différents kiosques et s’assurer de leur livraison et de leur montage/démontage;
• Toutes autres tâches connexes à l’emploi.

Exigences
• Formation ou expérience (minimalement 2 ans) en planification et gestion d’événements ou de projets, communications, ou tout autre domaine connexe;
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office;
• Parfaite maîtrise du français et anglais fonctionnel, à l’oral comme à l’écrit (la personne devra communiquer et organiser la logistique pour des employés en Ontario);
• Permis de conduire classe 5 et véhicule (un atout);
• Capacité d’organisation et de synthèse et bonnes habiletés relationnelles.

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