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Coordonnatrice administrative

Valide du: 11/11/2019 au 12/11/2019

Type d’emploi: Coordonnatrice administrative

Entreprise: CQDM

Régions: Montréal, Québec


Description

Depuis sa création, le CQDM a mobilisé près de 100 millions de dollars afin de financer le développement de près 80 technologies exceptionnelles pour résoudre des problèmes de santé importants comme le cancer, les maladies neurodégénératives et les maladies métaboliques.

Le CQDM est un consortium de recherche biopharmaceutique qui a pour mission de financer le développement de technologies et d’outils novateurs afin d’accélérer la découverte de médicaments plus sûrs et efficaces. Il offre un carrefour où convergent les grandes entreprises pharmaceutiques mondiales, plusieurs sociétés de biotechnologie canadiennes, les meilleurs chercheurs des milieux publics et privés, ainsi que du gouvernement du Québec et du Canada. L’approche collaborative du CQDM permet de combler des besoins en matière de financement de l’innovation, particulièrement à des stades précoces de la recherche.

Note : Le féminin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme masculine

Sommaire de la fonction – mission de la Coordonnatrice administrative
Sous la supervision de la présidente et directrice générale et en équipe avec l’équipe de direction, la
coordonnatrice administrative :

  • Contribue à une plus grande efficacité du CQDM en coordonnant ou réalisant des activités administratives importantes pour l’ensemble des membres de l’équipe ;
  • Influence les pratiques, méthodes de travail et procédures et participe à leur développement afin
    d’en optimiser la qualité et l’efficacité organisationnelle ;
  • Collabore avec différents intervenants internes et externes ;
  • Coordonne la gestion documentaire (base de données) et les technologies de l’information.

Le poste de coordonnatrice administrative comporte les volets suivants :

  • Gestion documentaire
  • Responsable de la base de données de contacts (CRM) et des changements sur le site web.
  • Responsable de la base de données de projets (entrées de données, soutien technique pour les utilisateurs, ajouts de modules et améliorations).
  • Responsable de la gestion documentaire, notamment sur le réseau informatique.
  • Coordonne le développement d’outils communs destinés à améliorer le travail d’équipe.
  • Gère la salle de données virtuelles.
  • Coordination administrative et soutien à l’équipe de direction
  • Soutient la présidente avec diverses tâches de nature exécutives.
  • Coordonne les réunions et rencontres du Conseil d’administration et des comités.
  • Assure la bonne gestion des communications internes et la logistique des activités promotionnelles.
  • Rédige et corrige des lettres, participe à la rédaction des communiqués de presse et autres documents (en anglais ou en français, selon les besoins).
  • Coordonne l’organisation d’événements avec l’équipe événementielle.
  • Gère les achats de fournitures et outils informatiques.
  • Agit à titre de soutien technique et voit au bon fonctionnement du réseau informatique et téléphonique.
  • Apporte un soutien à la gestion des ressources humaines, en particulier l’administration du régime d’assurance collective.
  • Veille à l’organisation des activités sociales.
  • Coordonne la relation avec l’agent de voyages et le respect de la politique de voyage.
  • Collabore avec l’équipe de direction à la gestion administrative de mandats spéciaux.

Compétences requises

  • Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (une grande expérience dans un poste similaire).
  • Minimum de 5 années d’expériences.
  • Connaissances et habiletés requises.
  • Parfaitement bilingue.
  • Esprit analytique, autonomie, rigueur, proactivité.
  • Excellentes habiletés relationnelles.
  • Excellente aptitude à travailler en équipe.
  • Capacité à mener différents projets de front et à gérer les priorités.
  • Habiletés de coordination, d’organisation et de planification axées sur l’atteinte des objectifs et des résultats en découlant.
  • Bonnes connaissances informatiques (suite Microsoft Office).

Atouts

  • Connaissance du milieu de la recherche universitaire et industrielle et des concepts reliés à  l’innovation.
  • Connaissance de l’écosystème et du secteur de recherche biopharmaceutique.
  • Connaissance de Quickbase, Zurmo, Firmex.

Date d’entrée en fonction : Immédiate.

Conditions de travail
Nous sommes une équipe jeune et dynamique. CQDM offre des conditions d’emploi des plus compétitifs. Nos bureaux sont situés près du Metro Square-Victoria–OACI et McGill.

Le salaire sera négocié en fonction du niveau d’expérience.

Si ce poste vous intéresse, veuillez transmettre votre curriculum vitae à altina.hripacov@innovitech.com. Seuls les candidats retenus seront contactés.

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Since its creation, CQDM has raised nearly $100 million to fund the development of approximately 80 outstanding technologies addressing major health challenges, including cancer, neurodegenerative and metabolic diseases. CQDM is a biopharmaceutical research consortium whose mission is to fund the development of innovative tools and technologies that accelerate the development of safe and effective drugs. We bring together world-leading pharmaceutical organizations, several Canadian biotech companies, the best researchers from the public and private sectors, as well as the Canadian and Quebec governments. Our collaborative approach bridges the funding gap needed to drive innovation, especially where early-stage research is concerned.

Summary of Duties – Mission of the Administrative Coordinator
Reporting to the President and CEO and in collaboration with the management team, the Administrative
Coordinator:

  • Helps improve CQDM’s efficiency by coordinating or executing key administrative tasks for the
    management team;
  • Influences practices, methods and procedures, and assists in their development in order to optimize the organization’s quality and effectiveness;
  • Collaborates with various internal and external stakeholders; and
  • Coordinates record management (databases) and IT.

The duties of the Administrative Coordinator include the following:

  • Record Management
  • Manage the CRM and website.
  • Manage the project database (data entry, technical support for users, deploy modules and improvements).
  • Manage records, including on the computer network.
  • Coordinate the development of corporate tools to facilitate team work.
  • Manage the virtual data room.
  • Administrative Coordination and Management Team Support
  • Assist the President with various executive tasks.
  • Coordinate Board and Committee meetings.
  • Supervise the management of internal communications and the logistics of promotional activities.
  • Draft and proofread correspondence, assist in drafting press releases and other documents (in English or in French, as needed).
  • Coordinate the organization of events with the events team.
  • Manage the purchase of office supplies and computer equipment.
  • Ensure the computer and phone systems function properly and provide technical support.
  • Assist with the management of human resources, especially the group insurance plan.
  • Organize social activities.
  • Liaise with the travel agency and ensure compliance with the travel policy.
  • Assist the management team on special administrative mandates.

Qualifications

  • University degree in a relevant field.
  • Minimum of 5 years of experience (extensive experience in a similar position)
  • Knowledge and Skills
  • Fluently bilingual.
  • Analytical skills, autonomous, meticulous, proactive.
  • Excellent people skills.
  • Strong teamwork skills.
  • Ability to multi-task and manage priorities.
  • Coordination, organizational and planning skills focused on achieving objectives and resulting outcomes.
  • Good computer skills (Microsoft Office suite).

Assets

  • Knowledge of academic and industrial sectors, including innovation concepts.
  • Knowledge of the ecosystem and biopharmaceutical research sector.
  • Knowledge of Quickbase, Zurmo, Firmex.

Start Date: Immediately.

Working Environment
Our team is young and dynamic. CQDM offers very competitive employment conditions. Our offices are located near the Square-Victoria-OACI and McGill metro stations.

Wages will be negotiated based on the level of experience.

If you are interested in this position, please send your resume to altina.hripacov@innovitech.com. Only the selected candidates will be contacted.