Spécialiste en gestion documentaire – PGI

Description

Référence : 3140BR

Durée : Temporaire, temps plein

Endroit : 4045, boulevard Côte-Vertu, Montréal

Un emploi à titre de spécialiste en gestion documentaire -PGI y avez-vous pensé?

Joignez-vous à notre organisation et contribuez au succès de notre mission humaine!

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Relevant du directeur de l’assurance qualité systèmes, vous travaillez également en collaboration avec le leader d’affaire qualité. Vous êtes attitré au projet de la refonte des documents pour la refonte des documents liés au projet PGI. Vous agissez en tant qu’expert-conseil de la structure documentaire organisationnelle en vous inspirant des meilleures pratiques et appliquez les processus mis en place pour la gestion documentaire de la nouvelle structure documentaire. Vous êtes responsable d’assurer la pérennité de la structure lors des créations de documents. Lorsque des changements sont apportés à la structure, vous participez activement à leur implantation.

À titre d’expert-conseil, vous assurez la cohérence et la cohésion de la structure documentaire, vous soutenez les différents secteurs impliqués dans le projet PGI lors de son travail en analysant les besoins fonctionnels, en établissant la structure sectorielle et en collaborant à son implantation.

Plus particulièrement, vous:

Supporter le leader d’affaires dans le déploiement du plan de son secteur :

• Vous appropriez les processus futurs des unités d’affaires qu’ils supportent;
• Supportez la vision d’utilisation du PGI proposée dans leur unité d’affaire;
• Supportez le déploiement, incluant des étapes de gestion de changement au sein de leur unité d’affaire et de formation des usagers pour les nouveaux documents;

Réaliser et participer à la supervision de l’ensemble des activités nécessaires à la planification, à la coordination, au contrôle et à l’exécution de l’implantation dans les secteurs selon le plan de déploiement du projet de refonte documentaire :

• Travaillez en collaboration avec le personnel du bureau de processus pour la mise à jour des processus du secteur impliqués dans le projet PGI;
• Conduisez en collaboration avec les parties prenantes une analyse du secteur et identifiez le potentiel de changement en lien avec les besoins fonctionnels ;
• Élaborez la structure documentaire ainsi que toute la documentation requise du secteur ;
• Assurez une cohérence entre la cartographie du processus et la structure documentaire ;
• Collaborez avec le personnel terrain pour la compréhension des processus et ainsi faire le lien avec la cartographie et les documents en vigueur ;
• Effectuez une recherche d’information dans les documents en vigueur pour élaborer une première ébauche des nouveaux documents en tenant compte de la cartographie des processus et les opérations du secteur visé ;
• Collaborez avec les parties prenantes pour faire une analyse d’écart entre les nouveaux documents et ceux en vigueur ;
• Accompagnez les secteurs dans la rédaction des nouveaux documents ;
• Vous assurez de la compréhension et de l’application des exigences de la structure documentaire par les rédacteurs;
• Planifiez, organisez et dirigez les ateliers de travail nécessaires ;
• Collaborez à l’élaboration des besoins de formation avec les conseillers à la formation ;
• Accompagnez et faciliter le changement ;
• Assurez une communication efficace à toutes les parties prenantes.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme universitaire de premier cycle en sciences (chimie, biologie, biochimie ou domaine connexe pertinent) ou tout autre domaine jugé pertinent;
• Posséder un minimum de 5 années d’expérience opérationnelle en assurance qualité et en gestion documentaire dans l’industrie du sang ou pharmaceutique;
• Posséder une expérience dans la mise en place d’un PGI, connaissances des processus qualité dans le secteur de l’approvisionnement, ressources humaines ou finances sera considéré comme un atout;
• Posséder d’excellente connaissance des pratiques d’assurance qualité et compréhension des BPF, des principes qualité et exigences réglementaires;
• Posséder une excellente maîtrise des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtriser les principaux outils et logiciels (Microsoft Office, SAP, Trackwise) et des outils de communication à distance tels que : Webex, Zoom, Teams, etc.;
• Être disposé à effectuer des déplacements occasionnels;
• Toutes les combinaisons de scolarité et d’expérience jugées pertinentes seront prises en considération aux fins de la dotation.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Avoir d’excellentes capacités d’analyse et de synthèse ainsi que de compréhension des enjeux organisationnels;
• Démontrer un excellent sens de l’organisation et de la planification et faire preuve d’autonomie, de rigueur, de tact et de diplomatie;
• Gérer avec efficacité, sur une base simultanée, plusieurs mandats;
• Posséder des habiletés en animation de groupe et en gestion de changement;
• Capacité à travailler dans un environnement de travail dynamique propice à l’innovation;
• Capacité à travailler dans un environnement qui requiert des contributions matricielles;
• Avoir une excellente approche orientée vers le client et les résultats;
• Être reconnu pour votre sens de la persuasion ainsi que pour vos aptitudes en communication et vos habiletés relationnelles.

Information supplémentaire

La personne sélectionnée sera dédiée au projet PGI pour une durée approximative de 36 mois.

En plus des conditions de travail concurrentielles offertes par Héma-Québec, ce poste comprend les avantages suivants :

• Horaire de travail variable du lundi au vendredi;
• 4 semaines de vacances par année;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestations déterminées;
• Milieu de travail dynamique propice à l’innovation.

Ce défi vous intéresse? Vous croyez posséder les qualités et l’expertise requises pour ce poste? Nous vous invitons à transmettre votre candidature à l’adresse indiquée.

Bien que toutes les candidatures soient analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous manifestez pour ce poste.

SVP Postulez en ligne au: https://rita.illicohodes.com/go/622f866d7ff708e57df17614/5e663dd3eeadf605891c4551/fr