Gestionnaire projets I / Project manager

Description

RAISON D’ÊTRE DE L’EMPLOI
Personne qui a la responsabilité de développer, de conceptualiser, de gérer et de coordonner les scénarios et les stratégies visant à l’atteinte des objectifs de chacune des études cliniques sous sa responsabilité.

RESPONSABILITÉS OU TÂCHES SPÉCIFIQUES
Sous la supervision du Chef – Laboratoire central, ses tâches sont généralement:

• Comprendre les objectifs visés et les échéanciers propres à chacun des projets sous sa responsabilité;
• Pour les projets qui lui sont confiés, analyser, définir et implanter les stratégies visant à l’atteinte des objectifs pour chacun des projets et ce, en collaboration avec le Chef, Laboratoire central ainsi que les membres de l’équipe;
• Coordonner l’ensemble des différentes étapes et activités des projets qui lui sont confiées, en collaboration avec l’équipe assignée au projet, incluant : l’assignation des activités auprès des différentes unités et la mise en place d’un processus de suivi (tâches, budget et échéancier);
• S’assurer que la gestion des études, les communications aux sites cliniques ainsi que les communications inter-départementaux soient organisées et standardisées selon les procédures et les SOPs en vigueur;
• Superviser le maintien du plan de travail et outils de suivis qui permettront aux différentes ressources impliquées dans chaque étude clinique de suivre le déroulement des activités et le résultat anticipé;
• Coordonner les différentes étapes dans la saisie d’information, la préparation, la mise à jour et la préparation du matériel (formulaires, rapports, tableaux, notes de services) à présenter aux clients, incluant la révision des textes, la traduction, la mise en page, l’impression et l’insertion des documents;
• Préparer, rédiger et analyser les différents rapports et protocoles qui lui sont confiés tout au long du projet et s’assurer du respect et de la conformité des standards de qualité de l’entreprise;
• Coordonner les réunions et activités liées aux projets de recherches cliniques sous sa responsabilité;
• Préparer les notes de service et les documents connexes afin d’optimiser la communication et d’assurer la coordination et l’intégration des ressources impliquées. Établir et tenir à jour des dossiers, des compte-rendus, des fichiers et des budgets reliés à ces projets;
• Répondre aux questions et demande d’information en provenance de la clientèle et s’assurer de rediriger adéquatement ces demandes au sein de l’entreprise, de coordonner les ressources pour y répondre et de faire les suivis appropriés ;
• Support à la gestion du démarrage, de l’entretien et de la fermeture des projets sous sa responsabilité (entrée de données, interaction avec les sites cliniques, contrôle de qualité, maintien de la documentation, classement etc.);
• Gérer les multiples demandes de soumission des divers clients et organiser la charge de travail de façon à rencontrer les objectifs et échéanciers ;
• Suivis des procédures de la compagnie afin de produire les estimés de coûts et obtenir les approbations de prix afin d’inclure dans les soumissions de clients ;
• Interagir et coordonner les activités avec les autres unités d’affaires de CIRION dans le but de clarifier l’étendue des mandats et inclure les informations qui en découlent dans les soumissions ou bon de travail ;
• Préparer et revoir les soumissions, bon de travail et demandes de changement qui lui sont assignés et/ou dont il est responsable ;
• Organiser et classer les informations du Laboratoire Central selon les procédures en vigueur ;
• S’assurer de maîtriser le fonctionnement des logiciels fournis par CIRION (CIRION Center, Word, Excel, Utilitaires d’Access, Adobe Acrobat, Rapports de communication, etc.) ;
• Représenter CIRION dans le cadre de réunions d’investigateurs ou autres qui peuvent impliquer du voyagement à l’étranger.

L’énumération des tâches ci-avant présentée n’est pas restrictive. Dans l’exécution de ses fonctions, l’employé effectue toutes tâches connexes à son emploi ou conformes à ses capacités. Pour le bon fonctionnement de l’entreprise, le superviseur immédiat pourra être appelé à modifier les tâches de l’employé.

CONDITIONS PHYSIQUES ET ENVIRONNEMENTALES
• Travail en position assise et debout
• Travail d’ordinateur
• Conversation téléphonique

UTILISATION D’ÉQUIPEMENT
• Ordinateur, photocopieur et télécopieur
• Bureau, téléphone et cellulaire
• Classeurs

FORMATION
M.Sc. ou B.Sc. en sciences et/ou expérience pertinente en gestion de projet.

EXPÉRIENCE
Expérience de 2 ans en gestion de projet, en recherche clinique dans l’industrie pharmaceutique ou l’industrie des sociétés de recherche clinique à contrat (CRO).

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES
• Connaissances des principes de base scientifique en biochimie et immunologie;
• Excellente connaissance des normes réglementaires GCP (Good Clinical Practices) et BPL (Bonnes Pratiques de Laboratoire) ;
• Aptitude en communication et maitrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’ à l’écrit;
• Connaissance des logiciels de Microsoft Office, plus spécifiquement Word et Excel.

APTITUDES
• Excellentes aptitudes organisationnelles, pour la gestion de projets, pour le service à la clientèle et pour les communications interpersonnelles (orale et écrite) ;
• Extrême minutie et attention aux détails et, habilités d’analyse ;
• Habilité à travailler en collaboration avec les membres de l’unité ;
• Flexibilité à travailler sur plusieurs projets à la fois et capacité à rencontrer les échéanciers convenus;
• Grande capacité de concentration ;
• Sens de l’organisation et du suivi ;
• Dynamisme, proactivité et aptitude à travailler de façon autonome ;
• Facilité dans l’apprentissage de connaissances.

PROJECT MANAGER

PURPOSE FOR THIS POSITION
This person is in charge of supporting the team in the development, design, management and coordination of scenarios and strategies which will help achieving the objectives of each of the
clinical studies under his responsibility.

RESPONSIBILITIES OR SPECIFIC TASKS

Under the supervision of the Manager, Central Lab, his responsibilities are generally to:

• Understands the objectives and deadlines for all assigned clinical studies under his responsibility.
• Analyze, identify and establish strategies to meet the assigned studies’ objectives, in collaboration with the Manager, Central Laboratory and team members.
• Coordinate the different steps and activities related to the assigned projects, in collaboration with team members, including: allocating activities to the different units and setting up follow-up procedure (tasks, budget, and deadlines).
• Ensure the studies’ management, communications with clinical sites and internal communications are organized and standardized according to current procedures and SOPs.
• Supervise the maintenance of the work plan and follow-up tools that would allow all people involved in each study to monitor the activities and expected result.
• Coordinate the capture of information, and the preparation/update of the study material (forms, reports, tables, memos) that is provided to the client including text revisions & ranslations,
formatting, printing and assembling.
• Prepare, write and analyze the different reports and protocols that are assigned to him along the project, and ensure the compliance to CIRION’s current quality standards.
• Coordinate meetings and activities related to his assigned clinical projects.
• Prepare memos and related study documents in order to optimize the communication of activities and ensure the coordination and integration of all people involved. Setup and update study files, summaries, reports and budgets.
• Respond to requests for information from clients, ensure to redirect those requests internally if needed in a timely manner, coordinate resources to respond to the request, and make the
appropriate follow-ups.
• Assist in managing his assigned studies’ start-up, maintenance and closure (data entry, interactions with clinical sites, quality control, documentation maintenance, filing, etc.)
• Manage the multiple requests for proposals from clients and prioritize his tasks to make sure to meet the objectives and deadlines.
• Follow CIRION’s procedures to create costs estimates and obtain the appropriate pricing approvals to include in the clients proposals.
• Communicate and coordinate activities with other CIRION’s units in order to clarify the objectives of the various mandates and include the information collected in the proposals or work
orders.
• Prepare and review his assigned proposals, work orders and change orders.
• Organize and file the central laboratory information according the current procedures.
• Ensure to master the softwares provided by CIRION (CIRION Center, Word, Excel, Access, Adobe Acrobat, Report communications, etc.)
• Represent CIRION in investigators meetings or other opportunities that might include traveling abroad.

The above list of tasks is not restrictive. In the completion of their function, the employee conducts related job tasks or in conformity with their ability. To ensure adequate company operations, the immediate supervisor may be required to modify the employee’s tasks.

PHYSICAL AND ENVIRONMENTAL CONDITIONS
• Works in a seated or standing position
• Works using a computer
• Phone conversations

EQUIPEMENT USAGE
• Computer, photocopier and fax
• Office, telephone and cell phone
• Filling cabinets

EDUCATION
B.Sc. or M.Sc. degree in sciences or any field related to project management

WORK EXPERIENCE
2 years of work experience in project management, clinical research in a pharmaceutical environment or in contract research organization (CRO)

SPECIFIC KNOWLEDGE
• Basic knowledge of biochemistry and immunology
• Excellent knowledge of the Good Clinical Practices (GCP) and Good Laboratory Practices (GLP) standards
• Written and verbal communication skills in French and English
• Knowledge of Microsoft Office softwares, specifically Word and Excel.

APTITUDES
• Excellent organization, project management, client service and interpersonal communication skills
• Attention to details and analysis abilities
• Ability to work in collaboration with other team members
• Flexibility to work on multiple projects at the same time, and to meet the planned deadlines
• Great ability to focus
• Ability to coordinate and conduct follow-ups
• Dynamism, pro-activeness and ability to work autonomously
• Learning agility